Branże, które powinny zainwestować w podpis elektroniczny. Czy podpis kwalifikowany jest mi potrzebny?

Podpis elektronicznyProwadzisz biznes i sprawna obsługa klientów lub petentów jest dla Ciebie kwestią priorytetową? Jeśli zależy Ci na tym, by uniknąć zbędnej papierologii i drukowania stosów dokumentów, chcesz zaoszczędzić swój czas, a także jesteś otwarty na wszelkiego rodzaju innowacje, to koniecznie zacznij korzystać z podpisu elektronicznego. W jakich branżach podpis elektroniczny sprawdzi się najlepiej i co dzięki niemu mogą zyskać przedsiębiorcy?

Rodzaje podpisów elektronicznych

Aktualnie na rynku dostępne są dwa rodzaje podpisów: podpis elektroniczny oraz kwalifikowany podpis elektroniczny. Bez względu na to, o którym podpisie mowa, wszelkie regulacje z nimi związane znajdują się w eIDAS, czyli rozporządzeniu, które zostało wydane w 2014 roku przez Parlament oraz Radę Unii Europejskiej.

Kwalifikowany podpis elektroniczny

Co odróżnia podpis kwalifikowany od podpisu elektronicznego? Najważniejsza różnica to ta, że podpis kwalifikowany jest równoważny podpisowi własnoręcznemu. Oznacza to, że możesz go z powodzeniem stosować wszędzie tam, gdzie dotychczas wymagano od Ciebie złożenia tradycyjnego, własnoręcznego podpisu.

Warto pamiętać, że tego typu podpis jest unikalnie przypisany do jednej, ściśle określonej osoby i nie może być używany przez nikogo poza nią. Taki podpis również umożliwia ustalenie osoby, która się nim posługuje. Podpis kwalifikowany co do zasady musi spełniać wszystkie warunki tzw. podpisu zaawansowanego, co oznacza, że składa się go wyłącznie przy użyciu danych wykorzystywanych do złożenia podpisu elektronicznego, których podpisujący używa pod swoją kontrolą. Co więcej, kwalifikowany podpis elektroniczny jest tak powiązany z podpisanymi danymi, że wszystkie późniejsze zmiany danych są rozpoznawalne. Na tym jednak nie koniec, ponieważ ten rodzaj podpisu elektronicznego opiera się o kwalifikowany certyfikat, który może być wydany przez tzw. kwalifikowanego dostawcę usług zaufania i złożony przy użyciu kwalifikowanego urządzenia.

Podpis elektroniczny

Drugi rodzaj to niekwalifikowany podpis elektroniczny - jak sama nazwa wskazuje, nie opiera się on o certyfikat kwalifikowany i nie jest równoważny podpisowy własnoręcznemu. W tym przypadku również osoba, która ubiega się o certyfikat nie przechodzi tak szczegółowej weryfikacji, jak ma to miejsce przy certyfikacie kwalifikowanym. Można wykorzystywać go do podpisywania dokumentów, które nie wymagają zachowania formy pisemnej (np. umów sprzedaży, zleceń) oraz dokumentów wykorzystywanych w ramach wewnętrznego obiegu w firmie.

Podpis elektroniczny - dlaczego warto w niego zainwestować?

Podpis elektroniczny możesz z powodzeniem traktować jak pewnego rodzaju inwestycję w przyszłość. Dynamicznie postępujące zmiany na świecie - również wynikające z wybuchu pandemii COVID-19 doprowadziły do tego, że klienci, konsumenci oraz partnerzy biznesowi oczekują szybkiej i bezpiecznej obsługi w każdej branży. Odpowiedzią na te potrzeby jest więc podpis elektroniczny, który znacznie usprawnia funkcjonowanie na rynku i w widoczny sposób poprawia wydajność firm.

Bez względu na branżę, w której działasz, wdrożenie kwalifikowanego podpisu elektronicznego może przynieść Ci wiele istotnych korzyści:

  • szybsza realizacja procesów biznesowych - różnego rodzaju umowy czy inne dokumenty kluczowe dla powodzenia biznesu można podpisywać zdalnie - z dowolnego miejsca na świecie. Wystarczy jedynie urządzenie z dostępem do internetu oraz kilka minut na złożenie podpisu w wersji elektronicznej. Sprzedawaj więcej i szybciej niż kiedykolwiek wcześniej;
  • oszczędność pieniędzy - więcej podpisanych dokumentów bez potrzeby ich drukowania czy wysyłania pocztą lub kurierem to jedna z kluczowych korzyści dla firm, które zdecydowały się zainwestować w podpis elektroniczny. Dziś możesz podpisywać i przechowywać dokumentację w chmurze - nie trzeba nic drukować, wysyłać w tradycyjny sposób czy szukać w biurze miejsca na archiwizację wszystkich papierów;
  • zwiększenie poziomu bezpieczeństwa obiegu dokumentów - korzystając z podpisu elektronicznego nie musisz już obawiać się o bezpieczeństwo dokumentów firmowych. Każdy dokument podpisany przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego np. przez platformę Autenti (https://autenti.com/pl/produkty/podpisy-elektroniczne/), a następnie wysłany do wybranej osoby (grupy odbiorców) jest odpowiednio zabezpieczony pieczęcią elektroniczną opartą o kwalifikowany certyfikat. Dzięki temu zyskujesz pewność integralności dokumentu - osoby trzecie nie mogą wprowadzać zmian już od chwili złożenia podpisu przez nadawcę. Co więcej, każdy wysłany dokument posiada zabezpieczenie w formie znacznika czasu gwarantującego, że dokument nie uległ żadnym niepowołanym zmianom. Za sprawą najnowszych technologii szyfrowania i przestrzeganiu najwyższych standardów bezpieczeństwa możesz być spokojny o bezpieczeństwo swoich dokumentów.

Podpis elektroniczny - w jakich branżach sprawdzi się najlepiej?

Jedną z niekwestionowanych zalet podpisu elektronicznego jest jego uniwersalność. Tego typu rozwiązanie równie dobrze sprawdzi się bowiem w wielu branżach, np. w:

  • bankowości,
  • finansach,
  • urzędach,
  • handlu,
  • opiece zdrowotnej,
  • agencjach marketingowych,
  • uczelniach np. biznesowych,
  • e-commerce,
  • geodezji,
  • branży budowlanej.

Podpis elektroniczny można wykorzystywać m.in. do:

  • nawiązywania współpracy (umowy o pracę, kontrakty B2B, umowy zlecenia, listy intencyjne);
  • obsługi dokumentacji wewnętrznej (wysyłanie PIT-ów, udostępnianie pasków wynagrodzeń, rozliczanie umów cywilno-prawnych, obsługa wniosków urlopowych);
  • zdigitalizowania teczek pracowniczych – Twoi pracownicy mogą archiwizować i zarządzać dokumentami w szyfrowanej chmurze, bez potrzeby drukowania czegokolwiek;
  • podpisywania umów z klientami, wykonawcami, pracownikami, protokołów zdawczo-odbiorczych i innych.

Jak więc widzisz, podpis elektroniczny to rozwiązanie o bardzo szerokim zastosowaniu, które bez problemu możesz wykorzystać w swojej firmie!

Komentarze