Efektywne zarządzanie czasem w przedsiębiorstwie

Zarządzanie czasem w przedsiębiorstwieProblem zarządzania czasem niewątpliwie ma pewien uniwersalny charakter, co oznacza, że właściwie wszyscy ludzie na świecie borykają się z problemem uporządkowania zadań, które muszą wykonać. Zazwyczaj niemożliwe jest bowiem nie wykonywanie absolutnie żadnej pracy, ponieważ aby przeżyć człowiek musi zapewnić sobie odpowiednia ilość środków potrzebnych do życia. Oczywiście mogą wystąpić od tej reguły pewne wyjątki.

Opisanym powyżej zasadom nie podlega część społeczeństwa, jak chociażby niemowlęta, które nie są w stanie przeżyć bez cudzej opieki, albo niektóre osoby chore lub niepełnosprawne, które także wymagają stałej pomocy. Zasadniczo jednak zdecydowana większość społeczeństwa (bez względu na położenie geograficzne czy zasady kulturowe) boryka się z problemem zarządzania czasem. Wynika to wręcz z samej definicji zarządzania jako takiego, które rozumiane jest zazwyczaj jako zbiór działań służących zaspokojeniu jakiejś potrzeby lub spełnienia jakiegoś celu. Organizacja tyczy się zatem działaniom podejmowanym przez większość ludzi.

Pojęcie zarządzania czasem

W kontekście zarządzania czasem, poza samym czynnikiem organizacyjnym, istotny jest także czynnik czasowy, a ten z kolei wiąże się jednocześnie z pojęciem skuteczności. Zarządzanie bowiem opiera się nie tylko na konieczności realizowania określonego celu, ale także takiego jego realizowania, aby osiągnąć maksymalne korzyści przy jednoczesnym minimalnym wysiłku. Minimalizacja czasu poświęcanego na określone działania jest zatem kluczowa w kontekście zarządzania czasem.

Warto przy tym nadmienić, że pojęcie zarządzania czasem dotyczy właściwie wszelkich ludzkich aktywności - zaczynając od spędzania czasu wolnego, a na pracy zawodowej kończąc. Mimo tego bardzo często zupełnie inaczej patrzy się na zjawisko zarządzania czasem wolnym, a inaczej na zarządzanie czasem podczas pracy, ponieważ w obu przypadkach istnieją zupełnie inne czynniki świadczące o maksymalizacji wydajności - spędzenie czasu wolnego nie wiąże się bowiem wyłącznie z wykonywaniem jak największej ilości czynności (pracy) w jak najkrótszym czasie, gdyż zasadniczym celem spędzania czasu wolnego jest swego rodzaju poczucie spełnienia, zaś w przypadku pracy zawodowej istotny jest poziom wynagrodzenia (w skali mikro) oraz wyniki działania całej organizacji (w skali makro). Nic zatem dziwnego, że zarządzanie czasem w przedsiębiorstwie niejednokrotnie wydzielane jest niejako z całego zjawiska zarządzania czasem - tak też uczyniła Beata Skowron-Mielnik w swojej książce "Zarządzanie czasem pracy w przedsiębiorstwie. Podstawy elastycznego kształtowania czasu pracy".

Różnice w zarządzaniu czasem w przedsiębiorstwie a zarządzeniem czasem wolnym

Kluczowym elementem wspomnianej publikacji jest przede wszystkim podstawowa różnica, jaka wiąże się z zarządzaniem czasem w przedsiębiorstwie a zarządzaniem czasem wolnym. Chodzi tu przede wszystkim o fakt, iż zarządzanie organizacją wymaga wpływania przez ścisłe kierownictwo tejże organizacji oraz wpływanie na pracowników poprzez nadawanie im określonych zadań. W tym wypadku istotne jest to, jakie podejście do zarządzania pracownikami zostanie wybrane przez kierownictwo - czy stawiany będzie nacisk na odgórne zarządzanie czasem czy też zostanie pracownikom zostawiona pewna swoboda działania. W drugim wypadku możliwe jest wybranie rozwiązania, które autorka we wspomnianej publikacji opisuje stosunkowo obszernie - chodzi tu o tzw. elastyczny czas pracy. Autorka przeprowadza rzetelną analizę wspomnianego pojęcia, wskazując na rozmaite jego aspekty - wspomina przy tym, jak duże znaczenie ma ten czynnik na współczesnym rynku. Elastyczne godziny pracy wiążą się najogólniej rzecz biorąc z możliwością dostosowania się do potrzeb pracowników w zakresie czasowych aspektów wykonywanej pracy.

Standardowe godziny pracy opiera się na pewnych określonych zasadach, które autorka szczegółowo opisuje i wskazuje jednocześnie, że ze względu na konieczność ich spełniania standardowy czas pracy wynosi zazwyczaj 8 godzin oraz w okresie tygodnia zazwyczaj wynosi 40 godzin. Jednocześnie standardowy czas pracy wiąże się z koniecznością rozpoczęcia i zakończenia pracy w godzinach od 7:00 do 18:00, gdzie wymagana jest także zazwyczaj ciągłość pracy (np. praca konkretnie od godz. 8:00 do 16:00, co daje pełen wymiar ośmiu godzin pracy). Tymczasem elastyczne godziny wiążą się z możliwością odejścia od wspomnianego wyżej standardowego schematu i dostosowanie godzin pracy do potrzeb pracownika. Zazwyczaj elastyczne zarządzanie czasem opiera się na możliwości przedłużenia pracy jednego dnia w celu skrócenia godzin pracy innego dnia (albo też możliwość wzięcia całego dnia wolnego). Efektem przyjęcia wspomnianego modelu jest:

  • asynchroniczna obecność w pracy z powodu zróżnicowanego czasu pracy poszczególnych pracowników lub całych ich grup;
  • oddzielenie indywidualnego czasu pracy pracownika od ogólnego czasu pracy przedsiębiorstwa;
  • decentralizacja kompetencji w zakresie czasu pracy.

Autorka w niezwykle szczegółowy sposób omawia zagadnienia związane z elastycznymi godzinami pracy, o czym może świadczyć sam fakt, iż poświęciła cały drugi rozdział temu zagadnieniu w książce, która podzielona została generalnie na trzy rozdziały. Omówienie nie polega przy tym wyłącznie na praktycznym opisaniu zjawiska oraz wskazaniu jego cech charakterystycznych, ale także na spojrzeniu w skali makro, gdzie przedstawione są przede wszystkim społeczne aspekty tegoż zagadnienia. Zwraca przy tym uwagę na fakt, iż rynek działa w pewnym sensie jako naczynia połączone, a zatem zjawisko elastycznego zarządzania czasem pracy wpływa nie tylko na samych pracowników czy przedsiębiorstwo, ale może mieć realny wpływ także na tak szeroki zakres, jakim jest spojrzenie z punktu widzenia całej gospodarki narodowej.

W trzecim rozdziale autorka podejmuje się przeanalizowania problematyki organizowania czasu pracy w przedsiębiorstwie. Elastyczne godziny pracy nie są bowiem w żaden sposób koniecznością, a więc nie ma wymogu ich stosowania - ostatecznie decyzja wciąż pozostaje po stronie osób (lub osoby) zarządzających przedsiębiorstwem. Z drugiej jednak strony autorka zwraca uwagę na fakt, iż na rynku mogą istnieć określone czynniki, które będą warunkować zastosowanie określonych rozwiązań i przyjęcie konkretnych modeli zarządzania. Jeżeli bowiem istnieje w danym regionie określona tendencja, wówczas organizacja musi dostosować się do tychże tendencji, o ile nie ma wystarczająco mocnej pozycji, aby wymóc pewne zmiany (bądź też zachęcić pracowników poprzez inne czynniki, np. poziom wynagrodzenia). W tym kontekście autorka wyróżnia szereg grup czynników mogących mieć wpływ na organizację:

  • społeczne,
  • ekonomiczne,
  • techniczne,
  • prawne.

Konkretnymi czynnikami mogą być np. rozwój komunikacji (w kategorii czynników technicznych) czy polityka zatrudnienia (wynikająca z prawa).

Na zakończenie autorka poddaje szczegółowej analizie sytuację zarządzania czasem w polskich przedsiębiorstwach, gdzie zwraca szczególną uwagę na kontekst prawny, czyli wymogi istniejące w ustawodawstwie, które wymagają od przedsiębiorców określonych działań. Analiza obejmuje nie tylko czasy najnowsze, ale odwołuje się także do pewnych przemian, jakie miały miejsce jeszcze na początku okresu przemian, jakie działy się w Polsce (lata 90. XX wieku). Wyniki wskazują przy tym wyraźnie, że w Polsce wciąż dominującą rolę odgrywa tradycyjny system zatrudniania pracowników, który niekiedy przyjmuje formę pracy zmianowej. Zdecydowanie rzadziej stosowany jest ruchomy czas pracy (będący formą elastycznego zatrudnienia) oraz zmienne godziny rozpoczynania i kończenia pracy. Trudno powiedzieć, jak będzie zmieniał się rynek w tym kontekście, ale wiele wskazuje, że przedsiębiorcy zaczynają stawiać zdecydowanie większy naciska na elastyczność czasu pracy.