Czy obowiązkowe wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur w firmie to coś strasznego? Niekoniecznie. KSeF może nie tylko ułatwić codzienną pracę, ale i przynieść przedsiębiorstwu realne oszczędności.
Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy?
KSeF (Krajowy System e-Faktur) to platforma utworzona przez Ministerstwo Finansów, której (prawdopodobnie) od 2024 roku będzie musiał używać każdy przedsiębiorca identyfikujący się jako:
- czynny podatnik VAT,
- zwolniony z podatku VAT
- zidentyfikowany do szczególnej procedury unijnej OSS i posiadający NIP.
Samo oprogramowanie w ramach testów funkcjonuje już od 2022 roku. Można z niego korzystać za pośrednictwem dedykowanej platformy MS lub systemu komercyjnego.
Nadchodzące zmiany mogą stanowić duże wyzwanie dla części przedsiębiorców. Dla wielu firm wdrożenie obowiązku korzystania z KSeF będzie stanowić nie lada rewolucję, która może się wiązać z organizacyjnym chaosem, potrzebą znacznej reorganizacji procesów wewnętrznych czy organizowania szkoleń dla pracowników. Na myśl mogą przychodzić również kolejne duże wydatki.
Czy jednak KSeF to tylko wyzwania?
KSeF a optymalizacja kosztów przedsiębiorstwa
Faktem jest, że obowiązek wdrożenia KSeF - w firmie może oznaczać zmianę dotychczasowych przyzwyczajeń i organizacji pracy. Może również wiązać się wydatkami na zakup dedykowanego oprogramowania czy organizację szkoleń z jego obsługi. Warto jednak pamiętać, że wspomniane wyzwania napotykamy i rozwiązujemy raz, podczas gdy korzyści związane z wdrożeniem e-fakturowania są stale odczuwalne.
O jakich korzyściach mowa? Weźmy pod lupę te finansowe
Po pierwsze: wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur sprawia, że dokumentów nie trzeba drukować. Wszystkie przechowywane są w środowisku cyfrowym. Przynosi to oszczędności papieru oraz tuszu, a także miejsca potrzebnego na archiwizację danych.
Po drugie: ponieważ dane magazynowane są w środowisku cyfrowym, trudniej je zniszczyć, zgubić lub wykraść. Minimalizuje to ryzyko wystąpienia podobnych problemów oraz pokrywania związanych z nimi strat finansowych.
Po trzecie: e-fakturowanie oszczędza koszty (i czas) pracy pracowników. Automatyzacja procesów fakturowania pozwala wyeliminować (albo znacząco obniżyć) koszty administracyjne związane z czynnikiem ludzkim, poszukiwaniem zagubionych dokumentów czy wyjaśnianiem pomyłek. Wyklucza również koszty kserowania lub posługiwania się kopiami podczas akceptacji zakupów albo reklamacji.
Po czwarte: wszelkie należności są szybciej regulowane. Pozwala to utrzymać płynność finansową firmy, obniżyć koszty podatkowe oraz terminowo spłacać zobowiązania, nie narażając się na odsetki. Dzięki łatwemu dostępowi do informacji o statusie faktur łatwiej też zarządzać należnościami oraz płatnościami.
Podsumowanie
Już niedługo każdy polski przedsiębiorca będzie musiał korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur. Warto już teraz się z nim oswoić. Należy wyposażyć swoje systemy w odpowiednie oprogramowanie, zintegrowane z platformą Ministerstwa Finansów. System warto dostosować do indywidualnych potrzeb organizacji. Inna platforma sprawdzi się w sektorze MŚP, inna - w korporacjach albo instytucjach publicznych.
Komentarze