KSeF a optymalizacja kosztów działalności firmy

Optymalizacja kosztów działalności firmyCzy obowiązkowe wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur w firmie to coś strasznego? Niekoniecznie. KSeF może nie tylko ułatwić codzienną pracę, ale i przynieść przedsiębiorstwu realne oszczędności.

Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy?

KSeF (Krajowy System e-Faktur) to platforma utworzona przez Ministerstwo Finansów, której (prawdopodobnie) od 2024 roku będzie musiał używać każdy przedsiębiorca identyfikujący się jako:

  • czynny podatnik VAT,
  • zwolniony z podatku VAT
  • zidentyfikowany do szczególnej procedury unijnej OSS i posiadający NIP.

Samo oprogramowanie w ramach testów funkcjonuje już od 2022 roku. Można z niego korzystać za pośrednictwem dedykowanej platformy MS lub systemu komercyjnego.

Nadchodzące zmiany mogą stanowić duże wyzwanie dla części przedsiębiorców. Dla wielu firm wdrożenie obowiązku korzystania z KSeF będzie stanowić nie lada rewolucję, która może się wiązać z organizacyjnym chaosem, potrzebą znacznej reorganizacji procesów wewnętrznych czy organizowania szkoleń dla pracowników. Na myśl mogą przychodzić również kolejne duże wydatki.

Czy jednak KSeF to tylko wyzwania?

Optymalizacja kosztów działalności firmy

KSeF a optymalizacja kosztów przedsiębiorstwa

Faktem jest, że obowiązek wdrożenia KSeF - w firmie może oznaczać zmianę dotychczasowych przyzwyczajeń i organizacji pracy. Może również wiązać się wydatkami na zakup dedykowanego oprogramowania czy organizację szkoleń z jego obsługi. Warto jednak pamiętać, że wspomniane wyzwania napotykamy i rozwiązujemy raz, podczas gdy korzyści związane z wdrożeniem e-fakturowania są stale odczuwalne.

O jakich korzyściach mowa? Weźmy pod lupę te finansowe

Po pierwsze: wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur sprawia, że dokumentów nie trzeba drukować. Wszystkie przechowywane są w środowisku cyfrowym. Przynosi to oszczędności papieru oraz tuszu, a także miejsca potrzebnego na archiwizację danych.

Po drugie: ponieważ dane magazynowane są w środowisku cyfrowym, trudniej je zniszczyć, zgubić lub wykraść. Minimalizuje to ryzyko wystąpienia podobnych problemów oraz pokrywania związanych z nimi strat finansowych.

Po trzecie: e-fakturowanie oszczędza koszty (i czas) pracy pracowników. Automatyzacja procesów fakturowania pozwala wyeliminować (albo znacząco obniżyć) koszty administracyjne związane z czynnikiem ludzkim, poszukiwaniem zagubionych dokumentów czy wyjaśnianiem pomyłek. Wyklucza również koszty kserowania lub posługiwania się kopiami podczas akceptacji zakupów albo reklamacji.

Po czwarte: wszelkie należności są szybciej regulowane. Pozwala to utrzymać płynność finansową firmy, obniżyć koszty podatkowe oraz terminowo spłacać zobowiązania, nie narażając się na odsetki. Dzięki łatwemu dostępowi do informacji o statusie faktur łatwiej też zarządzać należnościami oraz płatnościami.

Podsumowanie

Już niedługo każdy polski przedsiębiorca będzie musiał korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur. Warto już teraz się z nim oswoić. Należy wyposażyć swoje systemy w odpowiednie oprogramowanie, zintegrowane z platformą Ministerstwa Finansów. System warto dostosować do indywidualnych potrzeb organizacji. Inna platforma sprawdzi się w sektorze MŚP, inna - w korporacjach albo instytucjach publicznych.

Komentarze